Inzageverzoeken van werknemers: wat mag, wat moet en hoe pak je het goed aan?
30 mei 2025
Inzageverzoek van een werknemer: 5 cruciale aandachtspunten voor werkgevers
Wat moet je doen bij een AVG-inzageverzoek van een werknemer? Lees de 5 belangrijkste aandachtspunten en een praktisch stappenplan.
Inleiding
Een werknemer dient een verzoek in op basis van artikel 15 AVG en wil inzage in onder andere haar personeelsdossier, e-mails en re-integratiedocumenten. Wat zijn de verplichtingen van jou als werkgever? En hoe ga je zorgvuldig om met gevoelige interne communicatie?
In deze blog lees je over de toelaatbaarheid, grenzen en praktische aanpak van een inzageverzoek – inclusief concrete tips voor hoe compliant te handelen.
1. Wat valt onder een geldig inzageverzoek?
Een inzageverzoek volgens artikel 15 AVG hoeft niet gemotiveerd te worden. De medewerker mag specifiek aangeven welke persoonsgegevens zij/hij wil ontvangen, zoals:
Het personeels- en verzuimdossier
E-mails waarin zij/hij genoemd wordt
Notulen van re-integratiegesprekken
Relevante documentatie over haar/zijn inzetbaarheid
Belangrijk: Zolang deze gegevens verwerkt zijn door de organisatie, valt het verzoek binnen de wettelijke kaders.
2. Hoe zit het met e-mails waarin de werknemer genoemd wordt?
Er leeft vaak verwarring over interne e-mailcommunicatie. Dit zijn de nuances:
Het recht op inzage geldt voor persoonsgegevens, niet voor volledige documenten.
Een e-mail waarin de naam slechts zijdelings voorkomt (zoals in een cc) hoeft niet volledig gedeeld te worden.
E-mails die inhoudelijk gaan over functioneren, ziekte of re-integratie bevatten meestal persoonsgegevens en vallen dan wel onder het inzagerecht.
Let op: Je mag persoonsgegevens van derden pseudonimiseren of weglakken, behalve als die cruciaal zijn voor de context.
3. Wat zijn de grenzen van het inzagerecht?
De AVG beschermt niet alleen de rechten van de verzoeker, maar ook van anderen:
Als het verstrekken van gegevens onevenredig schade toebrengt aan anderen, mag je die delen weigeren.
Persoonlijke notities bedoeld voor intern gebruik mogen worden uitgesloten van inzage.
Deze afweging moet wel zorgvuldig worden vastgelegd (zie punt 5).
4. Binnen welke termijn moet je reageren?
De standaardtermijn is één maand (vier weken) na ontvangst van het verzoek.
Verlenging is mogelijk bij complexiteit, mits tijdig gemeld.
Verstrekking gebeurt bij voorkeur digitaal, tenzij anders verzocht.
5. Stappenplan: zo pak je een inzageverzoek zorgvuldig aan
Inventariseer alle relevante persoonsgegevens.
Filter uitsluitend de gegevens die op de werknemer betrekking hebben.
Weeg af of bepaalde gegevens onder een uitsluiting vallen.
Documenteer je keuzes voor transparantie en juridische verantwoording.
Verstrek de gegevens tijdig én met toelichting waar nodig.
Conclusie
Een inzageverzoek is geen bedreiging, maar een kans om te laten zien dat jouw organisatie privacy serieus neemt. Met een gestructureerde en transparante aanpak blijf je compliant én bouw je vertrouwen op.
Hulp nodig bij een inzageverzoek of twijfel je over de reikwijdte? Neem gerust contact met me op.