Arbeidsrecht | Procedureregels en Rechtsregels want ‘voorkomen is beter dan genezen’

17 jaar advocaat, meer dan 10 jaar arbeidsrecht. Om mijn kennis weer up to date te brengen ben ik dit jaar gestart met de postdoctorale Specialisatieopleiding Arbeidsrecht bij de Grotius Academie. Zo heerlijk om weer in de finesses van het arbeidsrecht te duiken. Deze keer staat het Arbeidsprocesrecht op het menu. Ik ben een schikker, geen procestijger. Procederen is zelden in het belang van mijn cliënten gebleken. Toch vind ik het arbeidsprocesrecht geen noodzakelijk kwaad. Zowel de basis als de specifieke arbeidsrechtelijke uitzonderingen zijn niet alleen fascinerend maar kennis ervan is noodzakelijk om cliënten goed te adviseren hoe een juridische procedure te voorkomen. Niet alleen in mijn praktijk voor groei geldt “voorkomen is beter dan genezen”. Dit geldt onverminderd in mijn rechtspraktijk.

Bij de ontbinding van een arbeidsovereenkomst vanwege disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie dient een werkgever strikte procedureregels te volgen om de ontbinding rechtsgeldig te laten plaatsvinden. In dit artikel worden de relevante rechtsregels besproken aan de hand van een aantal beschikkingen van de Hoge Raad.

Disfunctioneren: De Mediant-beschikking

De Mediant-beschikking heeft duidelijkheid gegeven over de eisen die aan een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren worden gesteld. De werkgever moet aantonen dat de werknemer:

1. niet voldoet aan de functie-eisen.

2. hierover tijdig en duidelijk is geïnformeerd.

3. voldoende gelegenheid heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren. Dit betekent dat er een verbetertraject moet zijn doorlopen. Het verbetertraject moet helder en goed gedocumenteerd zijn, met concrete verbeterpunten en een redelijke termijn voor verbetering.

De Hoge Raad benadrukte dat de werkgever actief moet ondersteunen tijdens het verbetertraject, bijvoorbeeld door het aanbieden van trainingen of begeleiding. Indien het verbetertraject geen resultaat oplevert, kan de werkgever pas overgaan tot een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

Verstoorde Arbeidsrelatie: De beschikking van 16 februari 2018 (Decor)

Bij een verstoorde arbeidsrelatie geldt dat de verstoring zodanig moet zijn dat de arbeidsovereenkomst in redelijkheid niet langer kan voortduren. De Hoge Raad heeft in de Decor-beschikking van 16 februari 2018 bevestigd dat het aan de werkgever is om te bewijzen dat:

1. de verstoorde relatie niet kan worden hersteld.

2. er is geprobeerd de relatie te verbeteren, bijvoorbeeld door mediation of gesprekken.

3. de verstoring ernstig en duurzaam is, waardoor verdere samenwerking niet meer mogelijk is.

In beide situaties geldt dat de werkgever moet aantonen dat herplaatsing van de werknemer binnen een redelijke termijn niet mogelijk is of niet in de rede ligt.

Om de discussie rond de ontbinding van arbeidsovereenkomsten wegens disfunctioneren en een verstoorde arbeidsrelatie verder uit te breiden, is het belangrijk om ook de bevindingen uit de beschikkingen van de Hoge Raad van 16 februari 2018 (ECLI:NL:HR:2018:220) en 29 juni 2018 (ECLI:NL:HR:2018:1045) te betrekken.

Verstoorde Arbeidsrelatie: nadere uitwerking in HR 16 februari 2018

In de beschikking van 16 februari 2018 (ECLI:NL:HR:2018:220) heeft de Hoge Raad verdere duidelijkheid gegeven over de vereisten bij een ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens een verstoorde arbeidsrelatie. De zaak betrof een situatie waarbij de kantonrechter een ontbindingsverzoek had afgewezen omdat volgens de kantonrechter onvoldoende was aangetoond dat er sprake was van een ernstige en duurzame verstoring van de arbeidsrelatie.

De Hoge Raad benadrukte in deze beschikking dat voor een succesvol beroep op de verstoorde arbeidsverhouding als ontslaggrond, de werkgever niet alleen moet aantonen dat de verstoring ernstig en duurzaam is, maar ook dat er geen redelijk alternatief is om de arbeidsrelatie te herstellen. Dit betekent dat de werkgever moet laten zien dat er voldoende pogingen zijn ondernomen om de relatie te verbeteren en dat deze pogingen zijn mislukt. Dit sluit aan bij eerdere jurisprudentie, maar benadrukt nog sterker de verplichting van de werkgever om herplaatsingsinspanningen te documenteren en uit te voeren.

Disfunctioneren: Belang van een Zorgvuldig Verbetertraject in HR 29 juni 2018 (Certe)

In de beschikking van 29 juni 2018 (ECLI:NL:HR:2018:1045) bevestigde de Hoge Raad het belang van een zorgvuldig verbetertraject bij een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren. In deze zaak had de werkgever verzocht om ontbinding van de arbeidsovereenkomst op basis van disfunctioneren zonder dat er sprake was van een goed gedocumenteerd en voldoende lang verbetertraject.

De Hoge Raad oordeelde dat een ontbinding op grond van disfunctioneren alleen kan plaatsvinden als de werkgever concreet kan aantonen dat de werknemer niet heeft voldaan aan de redelijkerwijs te stellen functie-eisen, dat dit tijdig en duidelijk aan de werknemer kenbaar is gemaakt, en dat de werknemer een reële kans heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren d.m.v. een verbetertraject. Dit traject moet niet alleen bestaan uit een formele waarschuwing, maar ook uit daadwerkelijke ondersteuning en begeleiding, zoals coaching of bijscholing.

Procedurele Stappen

N.a.v. deze beschikkingen kunnen de volgende aandachtspunten worden opgenomen in de procedurele stappen voor een rechtsgeldige ontbinding:

1. Documentatie: verzamel alle relevante documentatie, zoals verslagen van functioneringsgesprekken, het verbetertraject en eventuele correspondentie met betrekking tot de arbeidsrelatie.

2. Documentatie van herstelpogingen: documenteer uitgebreid welke pogingen zijn ondernomen om de arbeidsrelatie te herstellen, vooral in gevallen van een verstoorde arbeidsrelatie. Hierbij moeten alle vormen van interventie worden overwogen, zoals bemiddeling, herplaatsing in een andere functie of afdeling, en training van de betrokken werknemer(s).

3. Uitvoerige verbetertrajecten: in gevallen van disfunctioneren moet het verbetertraject niet alleen goed worden gedocumenteerd, maar ook zorgvuldig worden uitgevoerd met voldoende begeleiding. Het traject moet een reële kans op verbetering bieden, wat inhoudt dat de werkgever concrete stappen moet ondernemen om de werknemer te ondersteunen.

4. Communicatie: zorg voor heldere en transparante communicatie met de werknemer gedurende het hele proces.

5. Herplaatsing: onderzoek de mogelijkheden voor herplaatsing binnen de organisatie voordat de ontbinding wordt aangevraagd.

6. Mediation: in het geval van een verstoorde arbeidsrelatie, overweeg mediation als een mogelijke oplossing voordat overgegaan wordt tot ontslag.

7. Alternatieven voor ontbinding: toon aan dat alle redelijke alternatieven voor ontbinding zijn overwogen en uitgevoerd. Dit betekent dat herplaatsing in een andere passende functie binnen de organisatie, zelfs als dit een lagere functie betreft, moet worden onderzocht en gedocumenteerd voordat ontbinding kan plaatsvinden.

8. Ontbindingsverzoek: dien een goed onderbouwd verzoek tot ontbinding in bij de kantonrechter, waarbij de bovengenoemde eisen worden aangetoond.

Conclusie

Het volgen van de juiste procedures en het voldoen aan de wettelijke vereisten zijn cruciaal voor een rechtsgeldige ontbinding van een arbeidsovereenkomst. Het is essentieel dat werkgevers zorgvuldig en transparant handelen, en dat zij kunnen aantonen dat zij alles in het werk hebben gesteld om de situatie te verbeteren voordat zij tot ontbinding overgaan.

De Hoge Raad onderstreept het belang van een zorgvuldige procedure bij ontbinding van de arbeidsovereenkomst, of dit nu is wegens disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie. Het is niet voldoende om enkel te stellen dat een relatie verstoord is of dat een werknemer niet functioneert. Werkgevers moeten hun inspanningen om de situatie te verbeteren kunnen aantonen en documenteren, inclusief pogingen tot herplaatsing. Voorkomen is beter dan genezen, door middel van zorgvuldige documentatie en interventie gedurende het dienstverband.

 Vragen? Ik sta klaar om het recht begrijpelijk te maken.

- Hoge Raad, 23 december 2016, ECLI:NL:HR:2016:2998 (Mediant-beschikking).

- Hoge Raad, 16 februari 2018, ECLI:NL:HR:2018:182.

- Hoge Raad, 16 februari 2018, ECLI:NL:HR:2018:220.

- Hoge Raad, 29 juni 2018, ECLI:NL:HR:2018:1045.

- BW artikel 7:669 lid 3 sub d (disfunctioneren) en g (verstoorde arbeidsrelatie).